招标文件是招标活动的基础和指南针，对招标的成败起着至关重要的作用。但是，招标文件的编制过程中，一些招标人只重视投标人资格的限定和评标方法的设置，往往忽视了一些重要的细节。招标文件细节上的失误，轻则降低工作效率，重则导致招标失败，甚至要赔偿投标人损失。文章列举了招标文件编制过程中容易忽略的一些细节，并提出了合理的处理方式，避免小细节产生大影响。
一、科学安排投标、开标地点
投标、开标地点的安排要便于投标人寻找。首先，地点描述要非常详实，具体到接到门牌号、办公楼编号、会议室编号。对于容易混淆的地址，例如投标城市有两座名称为商业街联合办公楼的地方，那么招标文件中就要增加附近标志性建筑物的描述。其次，可将开标地点的路线图作为附件置于招标文件末尾，并告知在楼宇内会设置导引指示牌，且安排专人指引投标单位快速找到开标、投标具体地点。
二、避免同一事项表述不一致
招标文件的商务部分与技术部分一般由不同人员编写，应注意两者之间的一致性，做好交叉校核，检查各部分是否存在不协调、重复和矛盾的内容。但是，一般招标文件都是经过多次修改，难免产生对同一事项表述不一致的情况。例如，某工程招标文件技术规范中，要求合同履行期限是合同签订之日起12个月，而在投标人须知中，要求合同履行期限是合同签订之日起24个月。如此矛盾的说法，如果在开标前发现，可以通过修改招标文件予以弥补。如果在评标阶段才被发现，会导致评标委员会无所适从。如果评标环节没有发现，问题暴露在合同签订环节，会更加难以处理。
为了最大限度地避免说法不一致的问题发生，应尽量减少多处阐述统一事项，如果实在无法避免，可以全部指向同一处。例如，合同履行期限见投标人须知，这样一旦修改了投标人须知中的合同履行期限，就等同于同时修改了招标文件中所有有关合同履行期限的说明。
对于规模较大的项目，招标文件内容较多，多达百页以上，由于多次修改，仍然可能出现同一事项说法不一致的情况，可以在投标人须知中明确招标文件内容相互矛盾时的解释顺序。考虑最大程度体现招标人的真实意思，可以参照如下说法——“招标文件中对同一事项说法不一致的，解释优先顺序为招标公告、投标人须知、技术规格书、合同范本、评标标准。”
三、正确确定投标截止时间
《招标投标法》第二十八条规定，在招标文件要求提交投标文件的截止时间后送达的投标文件，招标人应当拒收。实践中，临近投标截止时间的几分钟递交投标文件最容易产生争议。有时投标人和招标人的计时存在误差，招标人以超过投标截止时间为由拒收投标文件，而投标人认为开标室时钟不准，要求招标人接受投标文件。出现这一情形的主要原因是多数开标室采用的是普通时钟计时，该时钟不能实时更新时间，无法与标准的北京时间保持完全一致。为了避免出现这一问题，可以通过互联网计时代替普通时钟计时。在开标前，招标人安排专人将开标室一台电脑接入国家授时中心，实时自动更新显示北京时间，并将时间画面放大后投影在公共区域，便于相关人员查看。
招标文件中应载明上述计时方法，并明确“投标截止时间以国家授时中心发布的北京时间为准。对于截止时间后送达的投标文件，招标人一律拒收。”
四、制作好评审要素索引表
评标时间一般在半天至一天左右，评委往往无法在如此短的时间内熟悉所有投标文件的全部内容，尤其是投标单位较多的时候，即使根据投标文件目录寻找评审需要的信息，也通常需要很长的时间，效率较低。如果遗漏掉一些重要信息，更是会对投标人产生不利、不公平的评审结果。一旦出现评标错误，会导致重新评标，甚至还会造成不必要的经济损失。为避免此种情况发生，应在招标文件中明确要求投标单位编制“评标索引表”，这样评委在评标时就可以根据索引表迅速找到评审点，核对备注内说明内容，从而有效地提高工作效率和评审准确率。
招标文件可以在初步评审表和详细评审表基础上增加两列作为索引表，即索引列和备注列，并举例说明填写方法，初步评审索引表（见表1）。
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表1 初步评审索引表
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序列
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评审内容
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索引
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备注
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1
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投标函是否满足招标文件要求
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第3页
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按照招标文件格式编制，并加盖了公章
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2
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投标保证金是否满足招标文件要求
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第5页
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按照投标人须知要求电汇了1万元到招标文件指定账号。有银行回执作为凭证
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3
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… …
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五、科学确定评标价格
从税务角度来看，投标人的投标报价有含税价和不含税价，涉及的税种是增值税。增值税发票分为增值税专用发票和增值税普通发票，开具增值税专用发票的单位，应纳税额为当期销项税额抵扣当期进项税额后的余额；而开具增值税普通发票的单位，无法实现销项税额与进项税额的抵扣。对于招标人来说，同一报价使用两种发票结算，招标成本是不同的。所以，对于允许开具增值税专用发票和普通发票均可结算的项目，招标文件应要求投标人报含税价格和不含税价格，并注明结算发票类型。开具增值税专用发票结算的单位，以不含税报价作为评标价；开具增值税普通发票结算的单位，以含税报价作为评标价。这样既可以体现公平竞争，又能降低招标成本。
“天下大事必作于细”，这句话充分说明了细节的重要性。招标人应充分重视细节的处理，在招标实践中不断地总结、改进和完善，持续优化招标文件，把控好招标活动的每个细节，使招标活动更加规范、高效。